Formsの回答によって3パターンの自動返信！Power Autometeで自動化

あなたは、日々の業務を効率化し、よりスムーズに進めたいと考えていませんか？

特に、フォームの回答に基づいたメールの自動返信は、時間と労力を大幅に節約できる重要なステップです。

この記事では、Microsoft Formsの回答に基づいて3つの異なる自動返信メールを送信する方法を、Power Automateを使って実現する手順を紹介します。

以下の疑問や悩みは、あなたにも当てはまりますか？

この記事を読むことで、以下のメリットがあります。

この記事は、毎日の業務をより効率的にし、貴重な時間を有効に活用する方法を提供します。ぜひ、最後までお読みいただき、業務効率化の一歩を踏み出してください。

Microsoft Formsの準備:

   – 最初にMicrosoft Formsでフォームを作成します。必要な質問を設定し、フォームが回答を受け付けるようにします。

Power Automateでフローを作成:

   – Power Automateにログインし、「フローを作成」を選択します。

   – 「作成」を選択し「自動化したクラウドフロー」を選択します。

トリガーの設定:

   – 「フロー名」に任意の名前をつけ、「トリガーの追加」を選び、「Microsoft Forms」の「新しい応答が送信されるとき」を選択します。

フォームの回答を取得:

   – 「新しい応答が送信されるとき」の部分には先ほど作成したフォームを選択し「新しいステップ」を追加します。

   – 「Forms」の「応答の詳細を取得する」を選びます。

   – 「フォームID」には、トリガーで選んだフォームと同じフォームを選択し、フォームの応答IDを指定します。

   – 「新しいステップ」で「条件」を選択します。

条件に基づいたメールの設定:

最初の条件の設定:

  　 – 「コントロール」から「条件」を選択します。

　 – ここで、「Formsの回答」が「オプションA（今回でいうと医師）」と等しいかどうかを判定します。

   – この条件が「はい」の場合（オプションAに等しい場合）、特定のメールを送信するアクションを設定します。

   – 「outlook」と検索し、「Office 365 Outlook」を選択します。そして「メールの送信（V2）」のアクションを選択します。

   – 「動的なコンテンツ」から必要な情報を選択し、メールの「宛先」「件名」「本文」を作成します。

「いいえ」の場合のさらなる条件分岐:

   – 最初の条件が「いいえ」の場合（オプションAに等しくない場合）、さらに条件を追加する必要があります。

   – 「いいえ」ブランチ内に新しい「条件」ブロックを追加します。

   – ここで、例えば「Formsの設問」が「オプションB（ここでいう看護師）」と等しいかどうかを判定します。

第二の条件に基づくアクション:

   – この新しい条件の「はい」の場合（オプションBに等しい場合）、別の特定のメールを送信するアクションを設定します。

残りの選択肢に対するアクション:

   – 第二の条件の「いいえ」の場合（オプションBにも等しくない場合）、残りの選択肢「オプションC（ここでいう薬剤師）」に対するメールを送信するアクションを設定します。

フローの保存とテスト:

   – 設定が完了したら、フローを保存します。

   – テストを行うために、実際にフォームに回答してフローが正しく動作するか確認します。

まとめ：Power Automateで実現するMicrosoft Forms回答の自動返信設定

この手順に従えば、Microsoft Formsの回答に基づいて3種類の自動返信メールを送信するフローをPower Automateで設定することができます。

フローの詳細なカスタマイズや特定のニーズに合わせた調整が必要な場合は、Power Automateのドキュメントやサポートリソースを参照すると良いでしょう。

この記事を通じて、Power Automateを利用したMicrosoft Formsの回答に基づく3つの自動返信メールの設定方法をご紹介しました。

業務の効率化は、時間の節約だけでなく、エネルギーと集中力を他の重要なタスクに注ぐことができるため、非常に価値があります。このガイドに従って、皆さんも自分のワークフローを改善し、日々のメール対応にかかる時間と労力を削減しましょう。

Power Automateは初めての方でも簡単に扱えるツールですので、是非この機会に挑戦してみてください。記事の内容を活用し、効率的な業務運用への一歩を踏み出してください。